Tabelas vs Planilhas

Por que as planilhas não são a melhor solução para organizar dados

Planilhas não são bancos de dados

As planilhas são ótimas quando usadas corretamente. Às vezes, tudo o que você precisa é fazer cálculos rápidos ou até mesmo organizar as informações visualmente com cabeçalhos, cores e outros enfeites. No entanto, por mais prática que seja uma planilha, ela não é a melhor maneira de organizar os dados.

Isso ocorre porque as planilhas não conectam informações de duas maneiras muito importantes e afetam seriamente a maneira como uma organização pode escalar enquanto mantém a confiabilidade dos dados.

1. As linhas não são realmente grupos de informações

As planilhas são uma ótima maneira de criar uma lista organizada. Se você criar uma planilha com colunas para informações de Clientes, parecerá muito fácil manter essa lista organizada, aplicar filtros e buscar informações específicas. Afinal, cada linha sempre terá a mesma informação: você sabe que o número de telefone de um cliente sempre estará ao lado de seu nome, assim como seu e-mail.

No entanto, uma coisa importante a ter em mente sobre planilhas é que sua natureza de forma livre tem uma desvantagem significativa: ela depende do usuário para agrupar as informações corretamente. Como exemplo, eu poderia colocar o site de um cliente em sua linha, coluna D, mas colocar o número de funcionários na linha de outro cliente, coluna D. A coluna D, aqui, não significa nada. É o que eu digito nele.

Além disso, nada garante que a linha 4 somente contenha informações sobre o cliente Alfa. Na célula E4, posso ter parte de um gráfico e, na coluna G4, posso ter uma nota rápida sobre um cliente que está na linha 24 (era apenas mais conveniente anotar algo em G4 na época).

Por serem tão flexíveis sem nenhum tipo de agrupamento de informações, as planilhas tendem a ser tão organizadas quanto o usuário, o que pode ser um problema quando se trabalha sozinho, mas um pesadelo absoluto quando se trabalha em equipe: uma planilha sempre será tão bagunçada quanto o usuário mais desorganizado e, às vezes, manter a planilha de tarefas não é tão importante para a equipe de tecnologia quanto para a equipe de marketing. Prioridades diferentes destroem ferramentas inerentemente desorganizadas.

2. Os dados não estão realmente relacionados

As planilhas incentivam fortemente o uso de fórmulas para tudo, desde cálculos até pesquisas. E, como as fórmulas são tão intuitivas e fáceis de usar, é fácil montar algo que se comporte como um banco de dados.

Por exemplo, uma das fórmulas mais populares em planilhas é PROCV, que procura um valor na coluna mais à esquerda de um grupo de células selecionado e, em seguida, traz um valor que é um determinado número de colunas à direita. Isso permite que um usuário pesquise o nome de um cliente em uma venda e recupere seu número de telefone ou endereço, por exemplo.

No entanto, isso realmente não conecta os dois grupos de informações (venda e informações do cliente). Você não pode clicar no nome do cliente e ver todo o seu histórico ou todas as outras informações que se conectam a ele. Isso porque o VLOOKUP apenas copia o texto por meio de uma pesquisa baseada em posição: você não está conectando dados, apenas replicando-os. O que é pior: se você reorganizar suas colunas, há uma boa chance de você estragar as fórmulas e ter uma tela cheia de mensagens de erro.

Como os Dados Relacionais são diferentes?

As tabelas em um banco de dados relacional funcionam em uma lógica diferente: cada linha é composta de dados agrupados. Se estou procurando na tabela Clientes, posso ter certeza de que tudo em uma linha pertence ao mesmo cliente. Além disso, todos os dados na mesma coluna são do mesmo tipo, seguindo a mesma lógica.

Mas, mais importante, posso realmente conectar uma linha (ou registro) de uma tabela a uma linha de uma tabela diferente. Assim, posso conectar, digamos, o Deal #0037 ao cliente Alpha Company para estabelecer um relacionamento entre os dois registros. Dessa forma, posso acessar as informações da Alpha Company por meio do Deal #0037 e usá-las para construir painéis e automações de uma forma que as planilhas não podem porque não armazenam relacionamentos reais; eles apenas copiam dados.

Essas características dos bancos de dados relacionais garantem que eles não apenas sejam inerentemente mais organizados do que uma planilha, mas também mais à prova de erros. Você pode criar novas colunas ou reorganizá-las, até mesmo alterar os nomes de todos os clientes: os dados ainda estarão organizados e todos os relacionamentos intactos.


What’s Next